Voeren van exitgesprekken
Wat is de plaats van het exitgesprek bij uitstroom?
Uitstroom krijgt in veel organisaties doorgaans minder aandacht dan instroom en doorstroom van medewerkers, en dat is niet anders in het notariskantoor. Er kunnen verschillende redenen of de omstandigheden zijn van vertrek uit het kantoor: ontslag nemen of krijgen, pensioen, einde contract, reorganisatie,… en zowel voor de werkgever als voor de werknemer komen er uiteraard ook emoties bij te kijken. Maar ongeacht deze specifieke elementen waardoor elk afscheid van een medewerker toch een uniek traject is, zijn er een viertal elementen die deel uitmaken van een goede offboarding:
- Vooreerst dienen een aantal praktische zaken geregeld te worden: uitbetalingen, stopzetting van de toegang tot vertrouwelijke en andere gegevens en data, afspraken rond de teruggave van de materialen die de werknemer gebruikte, teruggaven van de toegang tot software, sleutels en paswoorden. Ook de manier waarop over het vertrek zal gecommuniceerd worden, wanneer en door wie is een praktische afspraak die men kan maken.
- Een tweede belangrijk element is het organiseren van de inhoudelijke overdracht: wat moet er gebeuren met de lopende dossiers? Wie neemt deze over en welke informatie moet doorgegeven worden? Welke kennis moet opgeslagen worden en op welke manier zien we dit te gebeuren? Zijn er klanten die op de hoogte moeten gebracht worden?
- Daarnaast kan het organiseren van een gebeurtenis die het afscheid markeert een nuttig en zinvol element zijn van de offboarding: een drink, speech, receptie, feestje, kortom een gemeenschappelijk moment waarbij je niet alleen je dankbaarheid kan tonen voor de meerwaarde die iemand voor het kantoor betekende, maar ook het begin inluidt van de nieuwe periode in de evolutie van het kantoor. Onderschat het belang van dergelijke rituele gebeurtenissen niet, want ze kunnen een positief gevoel teweeg brengen bij alle betrokkenen.
- Het voeren van een exitgesprek tenslotte, dat is een min of meer gestandaardiseerd maar altijd een formeel gesprek dat men als werkgever voert met medewerkers die het notariskantoor verlaten. Het doel van dit gesprek is de tewerkstelling, het vertrek en de toekomst te bespreken vanuit een lerend perspectief: wat kan de medewerker meennemen uit de tijd in het kantoor, en wat kan de werkgever-notaris eruit leren voor zichzelf als leidinggevende en voor de toekomst van het kantoor?
Waarom voer je exitgesprekken?
Een exitgesprek biedt werkgevers een unieke kans om eerlijke en open feedback te ontvangen waardoor de tewerkstelling voor huidige en toekomstige medewerkers kan worden verbeterd. Het kan belangrijke informatie opleveren voor de organisatie om ongewenst verloop in de toekomst te voorkomen. Daarnaast is het een kans om op een prettige en professionele manier uit elkaar te gaan. Want we weten: de notariswereld is een kleine wereld, met een vrij hecht netwerk. Goed uit elkaar gaan is voor beide partijen interessant: het kantoor hoeft geen reputatieschade te lijden, de medewerker ziet zijn kansen om bij een ander kantoor tewerkgesteld te worden niet in het gedrang komen. In die zin kan een exitgesprek een kans zijn om de relatie werkgever-werknemer te herstellen.
Praktische tips bij het voeren van exitgesprekken:
- Neem je tijd om het voor te bereiden. Wat is jouw doel met het exitgesprek en hoe ga je dit doel bereiken?
- Je kan ook vragen aan de medewerker om het gesprek voor te bereiden: wat wil hij of zij nog gezegd krijgen om goed te vertrekken? Expliciet vragen naar een persoonlijke voorbereiding toont aan de medewerker de ernst en het belang van het gesprek aan. Bij het introduceren van het gesprek hoort ook dat je de bedoeling ervan toelicht.
- Zorg voor een goede set van vragen, waarbij zowel het organisatieperspectief als het medewerkersperspectief aan bod komen.
- Kies het juiste tijdstip: best niet de allerlaatste dag op het allerlaatste moment, want dan kan je misschien niet meer inspelen of correct reageren op sommige vragen of wensen.
- Zorg voor goede omstandigheden, maak er de nodige tijd voor vrij en kies een plek waar jullie beiden niet gestoord zullen worden.
- Denk er vooraf over na of jij als notaris/werkgever wel de geschikte persoon bent om het gesprek te voeren. Misschien zijn de omstandigheden dermate conflictueus of delicaat, en kan een neutrale derde er wel meer uit halen?
- Neem in het exitgesprek geen genoegen ja of nee antwoorden; vraag door, toon oprechte belangstelling en een open houding. Ga niet in de verdediging als je iets verneemt dat je niet prettig of onterecht vindt, maar zoom er net op in om het standpunt of de visie van de ander zo goed mogelijk te begrijpen.
Mogelijke vragen die je kan stellen
- vanuit het medewerkersperspectief:
Wat zijn jouw overwegingen om te veranderen van werk? Wat betekenen elk van die overwegingen voor jou?
Wat waren je overwegingen om niet te veranderen? Wat betekenen elk van die overwegingen voor jou?
Wat heb je hier geleerd?
Welke kansen heb je hier gekregen? Welke kansen heb je gemist?
Heb je je gewaardeerd gevoeld? Heb je je ondersteund gevoeld? Waar wel, waar minder?
Wat vind je van de arbeidsvoorwaarden hier: loon, arbeidstijden, flexibiliteit, extralegals, werkdruk,… en waar zit het verschil met je nieuwe job?
Hoe ervaarde je het leidinggeven ? Hoe ervaarde je je de collegiale samenwerking?
Wat is de belangrijkste positieve ervaring die je hier opdeed? Wat is de belangrijkste negatieve ervaring die je hier opdeed?
Zijn er nog losse eindjes, zaken die je wilt bespreken of zaken die je nodig hebt om prettig te vertrekken?
- vanuit het organisatieperspectief:
Kan je ons tips of adviezen of verbeterpunten geven over de interne organisatie van het kantoor? Over de inhoudelijke werking? Over andere aspecten?
Als je drie kerneigenschappen van dit kantoor zou kunnen geven, wat zouden die zijn?
Zou je anderen aanbevelen om hier te komen werken, zo ja waarom wel en zo nee, waarom niet?
En tenslotte…
De meerwaarde en de toegevoegde waarde van een exitgesprek zal zich niet alleen vertalen in de verbeterde kwaliteit van de relatie met de vertrekkende werknemer, maar hangt ook samen met de mate waarin je een gepast gevolg kan geven aan datgene wat je leerde uit het exitgesprek. Zijn er verbeterpunten aan het licht gekomen, ga dan na hoe en met wie je eraan kan werken! Een goed gestructureerde offboarding procedure tenslotte verhoogt de kans dat alle partijen met een goed gevoel uit elkaar kunnen gaan.
Catherine Ruys
