Aanpak en instrumenten bij pre- en onboarding van nieuwe medewerkers
Situering
Een correcte screening van nieuwe medewerkers is een noodzakelijke maar geen voldoende voorwaarde om medewerkers lang aan je kantoor te binden. Waar een goede selectieprocedure vooral tot nut heeft om de risico’s bij aanwerving te vermijden, heeft de pre- en onboarding tot doel om de socialisatie, de cultuuroverdracht en de kennisoverdracht zo efficiënt en optimaal mogelijk te laten verlopen.
Denk even terug aan je eerste job: welke indruk hou jij over aan de selectieprocedure? En hoe verliep het onthaal? Zou in jouw situatie die eerste 100 dagen in die nieuwe job al bepaald kunnen hebben hoe je verdere loopbaan bij die werkgever er zou uitzien? We stellen deze vraag niet uit het niets: uit onderzoek blijkt immers dat de eerste honderd dagen bij een nieuwe werkgever bepalend zijn of de nieuwe medewerker voor langere tijd bij een organisatie wil blijven werken. En ook uit onderzoek blijkt dat 30 procent van de nieuwe medewerkers die niet op een goede manier ‘onboard’ werden, na zes maanden alweer aan het zoeken gaan naar een nieuwe baan. Wat jammer voor al die tijd en inspanning die gebeurden bij het werven en selecteren!
Misschien behoorde jouw eerste werkomgeving dan wel tot de 80% van de ondernemingen waar wel een of andere actie wordt ondernomen om nieuwe medewerkers op te vangen. Bij deze opvang van nieuwe medewerkers onderscheiden we een preboarding fase en een onboarding fase. Preboarding zegt iets over de tijd tussen het moment dat de onderhandelingen zijn afgesloten en er een contract is getekend en de eerste werkdag. Afhankelijk van de opzegperiode kan dit wel enkele maanden duren. Onboarding begint op de eerste werkdag en duurt 100 dagen tot één jaar, afhankelijk van de complexiteit van het werk. Voor beide fases geldt dat hoe meer gestructureerd men dit aanpakt, hoe sterker de impact ervan kan zijn. Zeker in tijden van hybride werken wint het onboardingproces aan belang. Net omdat er minder fysieke contacten zijn moet men misschien niet meer, maar wel beter en vooral slimmer investeren in het onthaal van nieuwe medewerkers.
Instrumenten bij preboarding
Essentieel bij de preboarding is het bevragen en bespreken van de verwachtingen over de inwerktijd, en dit zowel bij de nieuwe medewerker als bij de huidige medewerkers. Vragen die hierbij kunnen gesteld worden:
- wat is de specifieke kennis waarover de nieuwe medewerker beschikt?
- welke ervaring kan hij of zij inbrengen?
- welke leemtes in de kennis moeten opgevuld worden?
- welke ondersteuning en hulp verwacht de medewerker van de collega’s, van de leidinggevende? En omgekeerd, wat kunnen en willen de collega’s en de leidinggevende bieden? Hoe kunnen zij zich daarop organiseren?
- in het geval de nieuwe medewerker iemand vervangt, hoe kan de overdracht verlopen? Hoe organiseren we de eventueel overlappende periode? Als er geen overlap van de tewerkstelling is, hoe zal dan de kennis en de portfolio van de vertrekker gedocumenteerd worden?
Een zeer interessante manier om de onboarding voor te bereiden is het in kaart brengen van de leerstijl van de nieuwe medewerker. Dit is nuttig en zinvol om de opleidingsactiviteiten tijdens de onboarding daarop af te stemmen. Op https://www.testcentrumgroei.nl kan je de leerstijltest van Kolb laten invullen. Kolb plaatst het leren op 2 assen, enerzijds de tegenstelling tussen leren uit theorie (abstract conceptualiseren) en leren uit de praktijk (concrete ervaring), en anderzijds de tegenstelling tussen actief leren (actief experimenteren) en leren uit observatie (reflectief observeren).
Deze assen leveren 4 kwadranten op, die elk een bepaalde leerstijl typeren:
- De ‘doener’ houdt van leren door te doen, zonder al te veel theorie.
- De ‘dromer’ bekijkt de werkelijkheid langs verschillende kanten en verzint oplossingen.
- De ‘denker’ analyseert en maakt theorieën en modellen op.
- De ‘beslisser’ past dan weer graag een bestaande theorie of oplossing toe op een probleem.
In een ideaal leerproces doorlopen mensen al deze fasen, maar in de praktijk hebben we elk een leerstrategie die ons best ligt en waar we dus meer gebruik van maken.
Je geprefereerde leerstijl kennen als leidinggevende of als mentor van jezelf én van de nieuwe medewerker, is een grote hulp bij het vinden van de specifieke benadering bij elke nieuwe medewerker. Moet je mensen uitdagen er in te vliegen en dan samen na te denken over hun ervaringen? Of moet je net mensen uitdagen een boek te lezen en daarna samen na te denken wat ze ermee kunnen? En zijn we in staat om onze eigen leerstijl te verlaten en de leeractiviteiten aan te passen aan de leerstijl van de nieuwe medewerker?
Instrumenten bij onboarding
Tijdens het solliciteren en bij de preboarding vormt een medewerker zich een beeld van de organisatie dat bij de onboarding concreet wordt bevestigd en betekenis krijgt. Dit zijn de instrumenten die organisaties hierbij kunnen inzetten:
- Rondleiding op de werkplek met voorstelling van de collega’s. Onderschat nooit de potentiële impact van een eerste indruk en een eerste kennismaking! Sommige organisaties brengen hierin een zekere originaliteit aan door dit in groep te doen en aan elke collega een specifieke en persoonlijke input te vragen.
- Opleidingsplan dat opgevolgd wordt door de leidinggevende. Een dergelijk opleidingsplan kan zoals hieronder gesystematiseerd worden, waarbij de ‘wat’ de opleidingsinhoud weergeeft, het ‘doel’ de finaliteit van de leeractiviteit, de ‘timing’ het moment waarop dit moet verworven zijn en de ‘check’ de bevestiging van het bereiken van de doelstelling :
| Wat | Doel | Timing | Check |
| Inzicht en weg vinden | |||
| Doornemen en begrijpen | |||
| Zelfstandig uitvoeren | |||
| Zelfstandig initiatief nemen | |||
| Evaluatie over werkwijze, tempo, resultaten van het opleidingsplan |
- Onthaalinformatie door een brochure en gesprek met de bedrijfsleiders. Tijdens een gesprek zullen vooral informatie over de positionering, het DNA en de strategie van het kantoor meegegeven worden. In een brochure passen dan weer beter de technische informaties die nodig zijn om de tewerkstelling goed te organiseren en te omkaderen.
- Toewijzen van een peter of meter of mentor. Deze zullen vooral door hun beschikbaarheid en toewijding de socialisatie op zich nemen en de nieuwe collega wegwijs maken in de gebruiken, gewoontes en cultuur van het kantoor.
- Organiseren van een onthaaldag, maar dit is eerder weggelegd voor grotere organisaties waarin veel nieuwe medewerkers aangeworven worden.
We hopen met deze bijdrage jullie geïnspireerd te hebben en bij te dragen tot een positieve start van de employee journey in het hedendaags notariskantoor!
Catherine Ruys
